Информационная площадка мероприятия и бонус для тех, чей бюджет на организацию стремится к 0.

Как правило, цель любого мероприятия – привлечь как можно больше участников. Именно поэтому важно по максимуму использовать возможности, которые предоставляют информационные технологии. Важно, чтобы целевая аудитория нашла информацию о событии, поделилась о ней с друзьями, побывала на мероприятии и продолжила общение с вами. 

Существуют следующие возможности для освещения любой конференции:

1. Сайт компании
Оптимальный вариант для сайтов с высокой посещаемостью. Как правило, на главную страницу вешается яркий баннер для привлечения внимания к предстоящему событию. Создается специальная страница внутри сайта с подробной информацией о мероприятии, формой регистрации и контактными данными организаторов. 
Достоинства – большая аудитория, рассылка информации по базе подписчиков сайта, кросс увеличение продаж сопутствующих товаров и услуг.
Недостатки – затраты на привлечение технического специалиста по доработке сайта, увеличение нагрузки на сайт и ухудшение его производительности, загрузка большого объема информации на сайт (фото, видео, брошюры).

2. Специальный сайт 
Обращали ли вы внимание, что все важные мероприятия имеют свой отдельный сайт? Это хорошая традиция, которая работает на имидж вашей компании и мероприятия в том числе. 
Достоинства – вся информация о мероприятии собрана в одном месте, существует возможность регистрации и рассылки напоминаний, легко запомнить адрес сайта, повышение имиджа. 
Недостатки – затраты на разработку и обслуживание сайта.

3. Страница в социальных сетях
Как правило, под каждое мероприятие создается специальная страница. Разрабатывается ее дизайн и выделается специальный сотрудник для оперативной коммуникации. 
Достоинства - удобно настраивать нужную целевую аудиторию для продвижения рекламы мероприятия, выстраивать коммуникации с участниками, активировать настройки напоминаний. 
Недостатки – не всегда оперативная коммуникация и «лишние» затраты на сотрудника; в потоке сообщений участникам сложно найти важную информацию о дате, месте проведения события. 

4. Группа в мессенджерах
Для рассылки напоминаний и общения с участниками наиболее оптимальной площадкой является создание группы в мессенджерах. Телеграмм – одна из предпочтительных платформ для реализации этой задачи. Это - один из самых недорогих в обслуживании, но при этом эффективных инструментов получения обратной связи от аудитории мероприятия.

Каждая из площадок имеет свои ограничения и преимущества. По нашему опыту, наибольшего эффекта можно добиться при использовании двух платформ: сайта (или страницы в социальной сети) и telegram-канала. На сайте вашим участникам будет удобно изучать информацию перед мероприятием, а после они будут постоянно возвращаться к нему для просмотра видео самых ярких выступлений и скачивания полезных докладов. Используя telegram-канал, вы сможете вовремя напомнить о дате мероприятия, ответить на вопросы и продолжить общение с аудиторией в будущем.

БОНУС для тех, чей бюджет для мероприятия стремится к 0.

Дизайн и функционал сайта: 
Не имея навыков программирования, простой сайт для размещения информации о мероприятии можно создать совершенно бесплатно. Для этого можно воспользоваться одним из бесплатных сервисов, например, ru.wix.ru. Простыми движениями мышки можно выбрать понравившийся дизайн, загрузить логотип мероприятия, тематические изображения, вставить тексты. 

Доменное имя и хостинг: 
Сервис Wix предоставляет бесплатное доменное имя (username.wixsite.com/projectname) вашему сайту и хостинг. Здесь же вы сможете его изменить на более читабельное, это не так затратно. Если же ваш бюджет совсем ограничен, то сократить доменное имя можно с помощью сервиса clck.ru. Ссылка не станет совсем читаемой, но вы получите QR код, который удобно размещать на печатной продукции. 

Логотип мероприятия
Средняя стоимость работы дизайнера по созданию логотипа – около 10 000 рублей. Если ваш бюджет исключает такую строку расходов, попробуйте бесплатный сервис turbologo.ru – возможно, вам понравятся простые и незамысловатые варианты.

Елена Макова. 
Исполнительный директор, журнал "Российская Арктика"